Este blog é uma plataforma de avaliação para a disciplina de Auditoria (Adequada ao Processo de Bolonha), para o semestre de Outono de 2006 da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico de Beja. Os alunos são convidados a participar com comentários a temas propostos pelo docente. (regulamento de avaliação em www.estig.ipbeja.pt/~ombr)
Refira-se as implicações legais, contabilisticas e fiscais relacionadas com a adopção voluntária ou obrigatória do inventário permanente pelas empresas portuguesas
posted by Orlando Roque @ 21:34
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“Sistema de Inventário Permanente”
Para que as empresas tenham uma gestão eficiente, é importante que no final de cada exercício, estas procedam a uma contagem física das existências, de forma a prestar informação fidedigna em relação às quantidades e valores de bens em armazém, e também ao custo dos bens vendidos e consumidos.
Para que isso seja possível criou-se o sistema de inventário, que se divide em permanente e intermitente.
Uma vez que o tema em análise é o Sistema de Inventário Permanente (SIP), é sobre ele que me vou debruçar daqui para a frente, no que diz respeito às suas implicações legais, contabilísticas e fiscais.
O Sistema de Inventário Permanente permite que as empresas tenham um conhecimento exacto e a qualquer momento do valor e quantidade de mercadoria em armazém, assim como possibilita um controlo mais eficaz dessas mesmas existências.
Apesar de muitas empresas já utilizarem este sistema de inventário há alguns anos, ele apenas se tornou obrigatório em 1999, através da publicação do Decreto – Lei nº 44/99, de 12 de Fevereiro, que obriga as empresas às quais é aplicável o Plano Oficial de Contabilidade (POC), a adoptarem o Sistema de Inventário Permanente e a elaborar a Demonstração de Resultados por Funções, assim como a definir os elementos básicos que a listagem do inventário físico das empresas deverá conter.
A aplicação destes métodos permite às empresas a melhoria de diversos factores:
- Aperfeiçoamento do sistema de controlo interno;
- Determinação directa do custo das vendas;
- Facilidade na revisão/auditoria das contas;
- Ajuda na reversão da evasão fiscal;
- Melhoria na qualidade da informação financeira.
Ainda assim, nem todas as empresas ficam directamente obrigadas a adoptar o Sistema de Inventário Permanente, como é o caso das empresas do Sector Primário de Produção (Agricultura; Pecuária; Pesca; Silvicultura; etc...) e as empresas de Prestação de Serviços, segundo estipula o Decreto – Lei nº 79/2003, de 23 de Abril, que veio colmatar algumas lacunas existentes no Decreto – Lei nº 44/99, de 12 de Fevereiro.
Mas, mesmo estas empresas que não estão sujeitas ao Sistema de Inventário Permanente, tal como as outras, ficam obrigadas a realizar todas as Demonstrações Financeiras anteriormente previstas no Decreto – Lei n º44/99, de 12 de Fevereiro.
Quanto às movimentações contabilísticas no Sistema de Inventário Permanente, elas processam-se da seguinte forma:
a quando da compra de mercadorias debita-se a conta 31 (Compras) em contrapartida da conta 11 (Caixa) ou 12 (Dep. à Ordem) ou conta 22 (Fornecedores).
A seguir, credita-se a conta 31 (Compras) por contrapartida do débito na conta 32 (Mercadorias), no mesmo valor.
Quando se realiza a venda da mercadoria credita-se a conta 71 (Vendas) e debita-se a conta 11 (Caixa) ou 12 (Dep. à Ordem) ou conta 21 (Clientes).
Posteriormente debita-se a conta 61 (Custo das Mercadorias Vendidas e Matérias Consumidas – CMVMC) e credita-se a conta 32 (Mercadorias).
Em termos de matéria fiscal, uma vez que o Sistema de Inventário Permanente obriga as empresas a terem uma contabilização correcta e exacta dos bens e mercadorias que têm em armazém e estão obrigadas a elaborar Demonstrações de Resultados por Funções e Demonstrações de Fluxos de Caixa, torna-se deste modo muito mais fácil para as Autoridades Tributárias controlarem as empresas, uma vez que, deste modo a possibilidade delas poderem vir e tentar fuga aos impostos diminui, fazendo com isso diminuir a evasão fiscal.
O INVENTÁRIO PERMANENTE
Através da utilização do Sistema de Inventário Permanente, é possível a qualquer empresa efectuar o controlo contabilístico permanente das suas mercadorias na contabilidade geral.
Um sistema de inventário permanente reflecte o valor dos lançamentos em stock através de transacções monetárias no sistema contabilístico. Estas transacções monetárias são executadas apenas quando entram ou saem do stock artigos definidos como artigos de armazém.
Na elaboração dos inventários das existências deve ser observado o seguinte procedimento:
- Quando se utiliza o sistema de inventário permanente, as contagens físicas devem ser efectuadas:
Com referência ao final do exercício; ou
Ao longo do exercício, de forma rotativa, de modo que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada exercício;
Os inventários físicos respeitantes às existências devem identificar os bens, em termos da sua natureza, quantidade e custo unitário. O sistema usado para o inventário permanente deve permitir a verificação da correspondência entre as contagens e os registos contabilísticos.
No que respeita ao trabalho em questão, é importante mencionar o DECRETO-LEI n.º 79/2003, de 23 de Abril, que substitui o DL n.º 44/99, de 12 de Fevereiro:
O Decreto-Lei n.º 44/99, de 12 de Fevereiro, veio tornar obrigatória a adopção do sistema de inventário permanente e a elaboração da demonstração dos resultados por funções com o objectivo de enriquecer a informação proporcionada pelas demonstrações financeiras e de facilitar o processo conducente à revisão e auditoria das contas, contribuindo igualmente para o combate à evasão fiscal.
Todavia, foi sentida a necessidade de aperfeiçoar aquele diploma, em virtude de algumas lacunas e dificuldades de interpretação que condicionaram a sua aplicação. As principais alterações centraram-se na clarificação da eficácia temporal do diploma e na eliminação da necessidade de apresentação de requerimento, dirigido ao Ministro das Finanças, a solicitar a dispensa das obrigações de adopção do sistema de inventário permanente e de elaboração da demonstração dos resultados por funções. Em simultâneo, com a explicitação de critérios objectivos que tornem desnecessário o pedido de dispensa, foi alargado o âmbito das situações em que se prevê a dispensa da obrigação de possuir inventário permanente às entidades cuja actividade predominante consista na prestação de serviços.
No âmbito da aplicação temporal por um lado, consagrou-se uma solução idêntica quanto ao início das obrigações de adopção do sistema de inventário permanente na contabilização das existências e de elaboração da demonstração dos resultados por funções e da demonstração dos fluxos de caixa, introduzida neste diploma, e, por outro lado, aperfeiçoou-se o regime aplicável quer às entidades que deixem de ultrapassar dois dos limites referidos no n.º 2 do artigo 262.º do Código das Sociedades Comerciais, quer às entidades e actividades que, em exercícios anteriores, beneficiaram de uma dispensa, condicionada, da obrigação de adopção do sistema de inventário permanente.
A possibilidade de dispensa da obrigação de adopção do sistema de inventário permanente, prevista neste diploma, não foi alargada às outras obrigações em virtude da necessidade de comparabilidade da informação financeira, da periodicidade anual dessas obrigações e pelo facto de a manutenção destas obrigações não representar um encargo significativo.
Finalmente, remete-se para o texto do Plano Oficial de Contabilidade, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 410/89, de 21 de Novembro, a previsão da obrigatoriedade da demonstração dos resultados por naturezas.
A adaptação do Plano Oficial de Contabilidade à Directiva n.º 78/660/CE (4.ª Directiva do Conselho, de 25 de Julho de 1978), consubstanciada no Decreto-Lei n.º 410/89, de 21 de Novembro, veio introduzir nas demonstrações financeiras as quantias relativas ao exercício anterior. Este facto, associado à circunstância de a contabilidade se processar segundo o princípio da especialização (ou do acréscimo), logo influenciada pelas políticas contabilísticas adoptadas, contribuiu para o esvaziamento da utilidade da demonstração da origem e da aplicação de fundos. Aproveita-se, pois, o ensejo para substituir esta última demonstração pela demonstração dos fluxos de caixa, procedendo-se, assim, à ampliação do âmbito de incidência do Decreto-Lei n.º 44/99, de 12 de Fevereiro.
ALGUMAS IMPLICAÇÕES CONTABILÍSTICAS E FISCAIS
As obrigações previstas nas alíneas a), b) e c)do art.º 1.º do D.L. n.º 44/99, com a redacção dada pelo D.L. n.º 79/2003 passaram a ter início no segundo exercício seguinte, inclusive, àquele em que dois dos limites indicados no n.º 2 do art.º 262.º do Código das Sociedades Comerciais sejam ultrapassados.
Exemplificando, se uma entidade sujeita ao Plano Oficial de Contabilidade tiver ultrapassado, no exercício de 2003, os referidos limites, ficará obrigada, no exercício de 2005, inclusive, a adoptar o Sistema de Inventário Permanente na contabilização das suas existências, e a elaborar a demonstração dos resultados por funções e a demonstração dos fluxos de caixa.
Relativamente à eventual sujeição à avaliação indirecta dos rendimentos ou valores sujeitos a tributação nos casos em que as empresas, embora obrigadas à adopção do SIP, não o tenham feito, refira-se que da conjugação da alínea b) do art.º 87.º com a alínea a) do art.º 88.º, ambos da Lei Geral Tributária, resulta que nos casos em que, embora legalmente obrigatório, não tiver sido adoptado o SIP para a contabilização de existências e, por esse motivo, se tornar impossível comprovar e quantificar de forma directa e exacta os elementos indispensáveis à correcta determinação da matéria tributável sujeita a IRC, a Administração Tributária ver-se-á, de facto, obrigada a proceder à avaliação indirecta, com as consequências daí resultantes.
Nos casos em que a inexistência do SIP não impossibilite a comprovação e quantificação directa e exacta da matéria tributável, não há suporte legal para, com base naquela falta, proceder à avaliação indirecta daquela matéria.
Sendo que a adopção do Sistema de Inventário Permanente (SIP), independentemente da sua obrigatoriedade fiscal ou não, deveria ser encarada como uma necessidade básica para o órgão de gestão da empresa, como suporte na tomada de decisões, principalmente no que respeita a:
-Fixação de preços de venda;
-Fixação de Margens de Lucro;
-Redução de custos, etc.
Por outro lado, a adopção do SIP poderá ser considerada uma boa medida de controlo interno na área das existências, a ser objecto da Revisão/Auditoria pelo Revisor Oficial de Contas.
Inventário Permanente (2ª versão)
“Inventário é a verificação ou existência de um componente patrimonial” – Lopes de Sá
Podemos definir Inventário como a relação de todos os elementos patrimoniais com a indicação do respectivo valor.
Podemos definir três fases do Inventário:
1) Identificar os elementos patrimoniais existentes.
2) Descrevê-los e classificá-los.
3) Atribuir um valor a cada elemento patrimonial.
Existem dois tipos de Inventário:
O Inventário Intermitente e o Inventário Permanente.
O Inventário Intermitente é o sistema mais utilizado na movimentação das existências, pois só periodicamente, em regra no final do exercício económico se conhece o valor dos bens em armazém.
Este valor obtém-se através da contagem física das existências. Após esta contagem final, determina-se o CMVC, transferindo para a conta de Mercadorias o saldo da conta de Compras e recorrendo à seguinte fórmula: CMV = EI + Compras - EF.
O Sistema de Inventário Permanente, serve como um mecanismo de controlo a qualquer entidade, mas para que isso se torne viável, há que fazer continuamente um controlo de toas as mercadorias que entram ou saem do armazém, permitindo às entidades conhecer a qualquer momento o valor das suas existências em armazém, bem como o custo da mercadorias vendidas ou consumidas e os resultados operacionais obtidos nas vendas.
Com a publicação do Dec – Lei nº 44/99 de 12 Fev. (alterado pelo 79/2003, de 23 de Abril), nº 1, estabeleceu-se a obrigatoriedade da adopção do SIP para todas as entidades sujeitas ao Plano Oficial de Contas, bem como a elaboração da demonstração de resultados por funções, e definiram-se os elementos básicos a constar da listagem do inventário físico das existências.
Por exemplo; uma entidade que esteja sujeita o Plano Oficial de Contas que tiver ultrapassado no seu exercício económico do ano de 2002, os limites anteriormente referenciados, ficará obrigada no ano de 2004 inclusive a adoptar o Sistema de Inventário Permanente e a elaborar a demonstração de resultados por funções e a demonstração dos fluxos de caixa.
O objectivo deste Decreto é o de enriquecer a informação proporcionada pelas demonstrações financeiras, facilitar o processo à revisão e auditoria às contas contribuindo para o combate à invasão fiscal.
Além disso, e conforme o disposto no art.º 51 do Estatuto dos Benefícios Fiscais, as empresas que adoptem o Sistema de Inventário Permanente poderão a partir de 1998, “majorar em 1,3 o valor da dotação da provisão para depreciação de existências”.
Mas nem todas as empresas são obrigadas a adoptar este sistema, pois as entidades cuja actividade predominante consiste na prestação de serviços foram dispensadas deste sistema, tais como: a caça, a apicultura, a venda a retalho, a produção animal, etc.
O SIP também não se aplica às entidades que não ultrapassem, no período de um exercício, dois dos limites indicados no nº 2 do art.º 262 do Código das Sociedades Comerciais, ou seja, que o total do balanço seja 1500000,00, o total das vendas liquidas e os outros proveitos seja 3000000,00 e o numero de trabalhos seja em média durante o exercício de 50.
No entanto, a obrigação deste sistema cessa, assim que as entidades deixem de ultrapassar, durante 3 exercícios contínuos, dois dos três limites já anteriormente comentados, produzindo esta cessação efeitos a partir do exercício seguinte ao do termo daquele período.
Em termos contabilísticos, sempre que se efectue uma compra esta dá entrada no inicio na conta 31 – compras, sendo transportada para a conta 32 – Mercadorias e sempre que se efectue uma venda, debita-se a contas 11 – caixa, ou 12 – Banco, ou 21 – Clientes e credita-se a conta 71 pelo preço de venda do produto. Seguidamente regista-se na conta 61 – CMVMC em contrapartida da conta 32 – Mercadorias, pelo preço de custo.
O saldo final da conta 32 corresponde ao valor das mercadorias em armazém avaliadas ao preço de custo. O custo das mercadorias vendidas durante o exercício corresponde ao saldo da conta de CMVMC. A margem bruta das vendas obtém-se pela diferença entre os saldos das contas de vendas e o CMV. No final estas contas ficam saldadas em contrapartida da conta dos RO. A conta de compras permite-nos conhecer o valor das mercadorias, matérias – primas e outras, a qualquer momento. A conta deverá ser saldada no final do exercício.
Helena Dimas (N)
Nº 4168
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